Gestión del tiempo en la empresa

Los propios trabajadores admiten que una cuarta parte del tiempo dedicado a las reuniones es tiempo perdido

Soluciones inteligentes para mejorar la gestión del tiempo y los recursos

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La afirmación «el tiempo es oro» es un dicho popular y tradicional que sigue muy vigente en los círculos empresariales modernos. Aprovechar mejor el tiempo y los recursos es un objetivo al que aspiran muchas empresas europeas que se ven forzadas a producir más a partir de unos recursos limitados.

Imagen: Cordis

Un ejemplo de poca eficacia está en las reuniones que se dan a diario en las empresas, pues con frecuencia adolecen de varios problemas como la carencia de un orden del día, la digresión hacia otros temas distintos a los originariamente propuestos y la falta de un seguimiento adecuado de los acuerdos alcanzados. Sin embargo, el producto de estas reuniones resulta fundamental a la hora de alcanzar metas y objetivos.

Los propios trabajadores admiten que una cuarta parte del tiempo dedicado a las reuniones es tiempo perdido. Si se tiene en cuenta que la media de tiempo que emplea un oficinista en reuniones ronda las dieciséis horas semanales, resulta patente la necesidad, sobre todo para las PYME, de contar con herramientas adecuadas que permitan aprovechar los conocimientos y las decisiones resultantes de dichas reuniones.

Investigadores de Alemania, España, Suiza y Reino Unido se unieron al proyecto colaborativo DOCUMEET para dar con una solución a este problema. El equipo al cargo se propuso diseñar una plataforma integrada que permitiese estructurar y gestionar mejor las reuniones y documentar, difundir, investigar y poner en práctica las conclusiones de cada reunión con mayor facilidad.

Como paso inicial describieron los problemas más comunes que se encuentran las PYME en este sentido. Uno de ellos fue la falta de una estructura organizada destinada a registrar las reuniones. Gracias a una serie de encuestas se descubrió que el registro de las actas de las reuniones resulta costoso en términos de recursos humanos y que dichas actas en contadas ocasiones se distribuyen adecuadamente o se integran en la base de conocimientos de la empresa. Esta situación provoca que se pierdan ideas, no se realice un seguimiento de las decisiones adoptadas y sea necesario volver a concertar una reunión.

Aunque existen distintos productos comercializados que permiten transcribir o gestionar las reuniones, la mayoría de las PYME aún no aprovechan en su totalidad las soluciones que existen para documentar de manera automática, exhaustiva, fiable y asequible estos encuentros. La plataforma DOCUMEET aportará una solución que registre, transcriba, resuma y documente las reuniones mediante una unidad de grabación específica. La plataforma contará con un sistema de reconocimiento de voz automático, se adaptará al que tiene la palabra y aplicará un paradigma para lograr resúmenes de las reuniones.

Si bien el producto de DOCUMEET se orientará a proveedores de salas de reuniones y centros de negocios, cualquier organización que mantenga reuniones podría aprovechar la invención.

Los socios del proyecto confían en que las PYME de toda Europa, y en concreto las que operan en los mercados con representación en el consorcio, podrán integrar DOCUMEET en sus salas de juntas y en su cartera de servicios. Se calcula además que los beneficios para el consorcio podrían alcanzar los cinco millones de euros en cinco años.

DOCUMEET es un proyecto europeo colaborativo al que la Comisión Europea aportó 1 147 925 euros y cuya gestión recae sobre la Agencia Ejecutiva de Investigación (AEI) en virtud del tema «Investigación en beneficio de las PYME» perteneciente al Séptimo Programa Marco (7PM).

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