La administración electrónica en Alemania

Las administraciones públicas de toda Europa se encuentran en un proceso de transición que pretende pasar de una administración convencional a otra electrónica

Mayor facilidad y rapidez y con un coste menor

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A pesar de los progresos tecnológicos logrados hasta la fecha, aún se hace cola para presentar formularios y tramitar documentos administrativos como la tarjeta de identidad. Muchos ciudadanos europeos dedican aún horas a este tipo de tareas. Esta situación realza la importancia de la administración electrónica, pues podría suponer un aumento de la eficiencia y evitar que se tenga que emplear tiempo en estos asuntos.

La administración electrónica no se limita a la utilización de algunas herramientas de TIC. Para ser efectiva, conlleva un replanteamiento de la organización y los procesos vigentes y un cambio de actitud que conduzca a una prestación más eficiente de los servicios públicos a quienes los precisan. Una administración electrónica adecuada permite a ciudadanos, empresas y demás organizaciones realizar sus transacciones con la administración con mayor facilidad y rapidez y con un coste menor.

Las comunicaciones electrónicas ya hace tiempo que forman parte del día a día del sector público alemán. No obstante, a menudo los funcionarios de la administración sólo utilizan los sistemas modernos de gestión de documentos para registrar los archivos digitalizados, mientras que sus demás procesos de trabajo no se han modificado.

En cambio, en Dinamarca, siete ministerios se han sometido a una remodelación digital completa. El éxito de Dinamarca animó al Instituto Fraunhofer de Sistemas de Comunicación Abierta (FOKUS) a estudiar la forma de adaptar las soluciones de TIC danesas en las instituciones gubernamentales de Alemania.

«Nuestro estudio de soluciones de TIC interoperables y rentables para las administraciones alemanas se remonta a 2004», explicó el Dr. Michael Tschichholz de FOKUS. «Uno de nuestros socios es cBrain, cuya solución integrada se ha puesto ya en marcha en siete ministerios daneses con resultados positivos. Observamos con detalle la tecnología y descubrimos que podría resolver las necesidades de las agencias administrativas alemanas.»

La administración alemana creó una lista de recomendaciones aplicable a este tipo de plataforma de TIC en el documento «Concepto organizativo de la administración electrónica». Además de la gestión de archivos electrónicos, las recomendaciones precisan que la plataforma sea capaz de modelar los flujos de trabajo y las colaboraciones electrónicas y de integrar las distintas aplicaciones de software para procesos concretos que se han desarrollado con los años. «Estos bloques constituyentes de la administración electrónica se asientan sobre la solución danesa. Adicionalmente cabe la posibilidad de que los funcionarios también ejecuten los procesos digitales a través de dispositivos móviles», afirmó el Dr. Tschichholz.

En Dinamarca, los ministerios de Asuntos Sociales e Integración, Transporte, Clima, Energía y Edificación, Medio Ambiente, Empleo, Vivienda, Asuntos Urbanos y Rurales y el Gabinete del Primer Ministro ya han digitalizado al completo la gestión de sus registros, las tareas administrativas y de gestión de instancias. Todos los documentos escritos, tanto formales como informales, se gestionan en un entorno de TIC estandarizado. El componente principal es la gestión integrada del conocimiento. El personal posee acceso inmediato a la información relevante mediante los archivos digitales. Se han integrado tecnologías de medios sociales, como los foros de conversación, en los procesos de trabajo formales, permitiendo así entablar comunicaciones informales.

«Las experiencias de los usuarios han sido positivas sin excepción», informó el Dr. Tschichholz. «El personal del Ministerio de Asuntos Sociales e Integración ahorra al día entre 30 y 45 minutos. El 81 % de los empleados del Ministerio de Transporte se considera satisfecho o muy satisfecho. Los cambios más recientes se realizaron en cuestión de semanas cada uno.

«Además, el tiempo necesario para tareas de formación se mantiene dentro de límites aceptables, pues el personal tiene acceso a interfaces de usuario que ya conocen y reciben apoyo individualizado de personal “flotante” que se desplaza de despacho en despacho durante la breve fase de introducción.»

El Dr. Tschichholz y su equipo han descrito posibles aplicaciones específicas que se están poniendo a prueba en la práctica en varios ministerios alemanes. En el Laboratorio de Administración Electrónica de FOKUS se recrearon flujos de trabajo ejemplares para el Ministerio de Interior y se analizó la forma de adaptar la solución danesa a su forma de trabajar. «Mostramos por ejemplo cómo se puede utilizar la solución para redactar circulares, a los que el secretario o el ministro tienen acceso desde una tableta», afirmó el Dr. Tschichholz, quien también utiliza la plataforma propuesta por FOKUS en los procesos internos de su centro.

El año pasado el equipo presentó la simulación a Cornelia Rogall-Grothe, Comisaria de la Administración Federal para las Tecnologías de la Información, y al Embajador de Dinamarca en Alemania Per Poulsen-Hansen. En la feria comercial CeBIT, FOKUS demostrará que, con el apoyo de la plataforma danesa de TIC, resulta seguro realizar trabajo administrativo a través de dispositivos móviles.

La Comisión Europea presta apoyo a iniciativas de este tipo mediante su Plan de acción sobre administración electrónica 2011-2015, el cual proporcionará una nueva generación de servicios de este tipo en beneficio de empresas y ciudadanos. Las administraciones públicas de toda Europa se encuentran en un proceso de transición que pretende pasar de una administración convencional a otra electrónica; pero para que los ciudadanos puedan beneficiarse de las ventajas que ofrece el poder acceder a más servicios en Internet, estos han de ser eficientes, accesibles y fáciles de usar. Lograr estos objetivos será uno de los retos de mayor calado que tendrán que superar científicos como los de FOKUS.

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